Нормативна документація — це документи, які встановлюють правила, загальні принципи, характеристики різних видів діяльності або їх результатів.
Перелік основних установчих документів клубного закладу
| Статут клубного закладу або Положення, зареєстровані у відповідному органі місцевої виконавчої влади. Довідка про включення до Єдиного Державного реєстру установ, організацій, підприємств України. Технічний паспорт будівлі. Свідоцтво на право власності. Акт на постійне користування земельною ділянкою. | Зберігаються постійно |
| Паспорт клубного закладу. | Зберігається постійно |
| Структура та штатний розклад клубного закладу. | Зберігаються постійно |
| Кошторис клубного закладу на рік. | Зберігається протягом 5 років |
| Посадові інструкції працівників клубного закладу, затверджені керівником. | Зберігаються протягом 5 років |
| Організаційно-розпорядчі документи, накази та постанови, програми та заходи керівного органу культури, органів місцевого самоврядування. |
Зберігаються протягом 5 років |
| Власні організаційно-розпорядчі документи. | Зберігаються протягом 10 років |
| Накази та рішення департаменту культури та туризму обласної державної адміністрації про присвоєння звання «Народний (зразковий) аматорський колектив», Посвідчення про підтвердження звання. |
Зберігаються постійно |
| Статути або Положення про структурні підрозділи клубного закладу (любительські об’єднання, клуби за інтересами, громадські об’єднання), затверджені керівником клубного закладу. | Зберігаються 10 років |
| Правила внутрішнього трудового розпорядку клубного закладу. | Зберігаються постійно |
| Розпорядок роботи клубного закладу. | Зберігається 1 рік |
Установчі документи є документами юридичного характеру і мають нормативно-правову функцію.
Статут (Положення) клубного закладу складається на основі «Тимчасового Положення про клубний заклад системи Міністерства культури України» (наказ Міністерства культури і туризму України № 35 від 23.05. 2007 р). Статут юридично легалізує клубний заклад.
Статут (Положення) складається керівником клубного закладу, обговорюється на зборах трудового колективу або на громадському сході територіальної громади.
Статут затверджується засновником закладу.
Затверджений Статут підлягає обов’язковій реєстрації як неприбуткова організація у відповідних органах державної влади.
Клубний заклад враховується створеним із моменту реєстрації його Статуту. В разі внесених змін у Статут, до нього розробляються додатки, які теж затверджуються та реєструються.
Паспорт клубного закладу вміщує всі необхідні відомості про діяльність клубного закладу.
Структура клубного закладу складається з окремих підрозділів. Вона розробляється керівником, виходячи з потреб та напрямків роботи. Відповідно до структури та фінансових можливостей розробляється штатний розклад, який затверджується начальником відділу (сектору) культури і туризму (якщо відділ є юридичною особою); в іншому випадку – головою сільської (селищної) ради.
Кошторис доходів та витрат складається на рік і включає всі види фінансування (бюджетне, надходження від платних послуг, комерційної діяльності, спонсорські внески) та всі види витрат.
Посадові інструкції працівників клубного закладу розробляються керівником і затверджуються. Кожному працівнику надається копія, з якою він ознайомлюється під розпис.
Наказом Міністерства культури України від 20.09.2011 року №767/0/16-11 затверджено «Примірні типові штатні нормативи клубних закладів системи Міністерства культури України». У розділі I «Загальні положення», пункті 1.2. керівникам клубних закладів надається право змінювати штати окремих структурних підрозділів у межах фонду оплати праці в разі виробничої необхідності. Відповідно пункту 1.3. дозволяється введення додаткових штатних одиниць за рішенням засновника. Штатний розклад розробляється керівником на основі типових штатних нормативів та затверджуються засновником в індивідуальному порядку відповідно «Національного класифікатора України. Класифікатор професій ДК 003-2010».