Облікова документація повинна відповідати таким вимогам, як придатність до тривалого зберігання та максимальна наочність. Тому вона має бути правильно складеною і за формою, і за змістом.
Організований облік роботи дає змогу зробити аналіз стану справ клубного закладу, усього обсягу роботи, хід виконання основних показників його діяльності.
Перелік основних облікових документів клубного закладу
| Журнал планування та звітності клубної установи (додаток 1). |
Зберігається постійно |
| Журнал планування та обліку роботи аматорського колективу, гуртка, групи, студії (додаток 2). | Зберігається постійно |
| Паспорт любительського об’єднання (додаток 3). | Зберігається 3 роки |
Журнал планування та звітності клубної установи фіксує весь обсяг роботи як на основному місці, так і на дозвіллєвих об’єктах, які знаходяться за межами закладу.
Журнал заповнюється директором або завідуючим клубом щоденно. Кожен захід фіксується окремо з визначенням дати, місця проведення, кількості відвідувачів за соціальним та віковим розподілами (діти, інваліди, пенсіонери, жінки).
Виставки фіксуються щоденно протягом усього терміну їх демонстрації.
Також фіксується проведення занять аматорських колективів, засідань та заходів любительських об’єднань, клубів за інтересами (без зазначення теми занять).
Журнал планування та обліку роботи аматорського колективу, гуртка, групи, студії ведеться керівником та заповнюється після проведення репетиції, заняття або концерту.
Облік занять та концертів заповнюється не пізніше, як на наступний день після їх проведення. Правильність ведення журналу обліку роботи колективу два рази на місяць перевіряється художнім керівником або директором клубного закладу, про що свідчать їх підписи. На основі журналу складається табель обліку фактично відпрацьованого часу і здається в бухгалтерію першого числа кожного місяця.
Репертуарні плани та звіти про проведену роботу складаються щорічно.
Додаток 1
ЖУРНАЛ
ПЛАНУВАННЯ ТА ЗВІТНОСТІ КЛУБНОЇ УСТАНОВИ
__________________________________________________________________
(повна назва клубної установи)
_________________________________________________________________
(назва сільської, селищної, міської ради)
___________________________________ району Кіровоградської області
__________________
ОБЛІК
КУЛЬТУРНО-ДОЗВІЛЛЄВОЇ ДІЯЛЬНОСТІ
__________________ місяць 20_____ р.
| № п/п |
Назва заходу | Місце проведення | Кількість присутніх | Відповідальний |
| 1. | ||||
| 2. | ||||
| 3. |
Додаток 2
ЖУРНАЛ
планування та обліку роботи
аматорського колективу, гуртка, групи, студії
_______________________________________________
(найменування аматорського колективу)
________________________________________________
(повна назва установи)
____________________________________________________
(назва сільської, селищної, міської ради)
________________________на _________рік
Керівник __________________________
Староста __________________________
1. Перелік учасників коллективу
| № п/п |
ПІБ | Дата вступу до колективу | Рік народження | Освіта | Місце навчання, роботи |
Домашня адреса, телефон |
Примітка |
ЗАТВЕРДЖУЮ
Директор
___________________
2. Репертуар колективу на __________ квартал 20___ року
| № п/п |
Автори творів, найменування творів | Термін підготовки | Примітка |
3. Облік відвідування занять на __________________ місяць
| № п/п | ПІБ | 1 | |||||||||||||||||||||||||||||
4. Облік проведених занять
| Дні занять по розкладу | Тема занять по репертуарному складу | Тривалість занять | Кількість присутніх | Підпис керівника |
Всього годин за місяць:
5. Облік концертної діяльності коллективу
| № п/п | Дата виступу | Місце виступу |
Всього виступів за місяць:
У тому числі спільно з іншими коллективами:
6. Зауваження та пропозиції
| Зауваження та пропозиції щодо роботи колективу |
Відмітки про виконання |
Ведення обліку занять за _________________ місяць
Перевірив зав. відділу ________________________
Оплата за місяць:
Керівника ______________________годин ( ______ змін)
Концертмейстера ________________годин ( ______ змін)
Додаток 3
ПАСПОРТ
ЛЮБИТЕЛЬСЬКОГО ОБ’ЄДНАННЯ,
КЛУБУ ЗА ІНТЕРЕСАМИ
Назва любительського об’єднання __________________________
Напрямок ______________________________________________
Рік створення ___________________________________________
Кількість учасників ______________________________________
Керівник (ПІБ), телефон __________________________________
Дані про керівника (посада, громадська робота) _______________
_______________________________________________________
Назва клубного закладу ___________________________________
Юридична адреса клубного закладу __________________________
_________________________________________________________